Adjoint administratif (Edmonton)

Objectif du poste

L’adjoint administratif fournit un soutien administratif et un soutien aux programmes au personnel du bureau d’Edmonton et agit également à titre de réceptionniste et de coordonnateur de bureau. Cette personne maintient l’environnement de bureau de manière professionnelle et accueillante, et fournit un soutien professionnel à tous les employés tout en soutenant les relations externes et en recevant les visiteurs en tant qu’ambassadrice de la SIC. 

Principales fonctions

• Accueillir les visiteurs en personne au bureau et au téléphone de manière amicale, professionnelle et plaisante.
• Dactylographier ou formater les ordres du jour et procès-verbaux de réunion, la correspondance, les séances d’information et les exposés. 
• Appuyer les activités de projet d’Edmonton. Créer et garder à jour des dossiers fonciers et contractuels exhaustifs, en formats papier et numérique, conformément à la Politique et aux procédures de gestion des dossiers de la Société.
• Aide le coordonnateur de projet à tenir à jour le système de gestion des dossiers numériques Content Manager (CM).
• Répondre aux questions routinières du grand public et les transmettre au membre du personnel de la SIC compétent pour y fournir une réponse ou un suivi plus approfondis. Faire un suivi des questions et de leur résolution, au besoin, dans une feuille de calcul.
• Préparer des résumés pour les ventes de terrains à la demande et sous la supervision du gestionnaire, Marketing.
• Tenir à jour les dossiers de convention d’achat-vente, en coordination avec le gestionnaire, Marketing, et le coordonnateur de projet. 
• Sous la supervision du personnel compétent de la SIC, assurer le soutien administratif et les services de secrétariat (logistique, accueil, restauration) lors des réunions internes et externes avec les intervenants, les consultants, et les membres du gouvernement et du public.
• À la demande des employés de la SIC, coordonner, planifier et organiser des réunions et conférences qui pourraient inclure des représentants de tous les paliers du gouvernement, des clients, des consultants et d’autres tierces parties; préparer la salle de conférence, au besoin.
• Veiller à l’ordre et à la propreté des salles de conférence et des espaces communs des bureaux. Remettre les lieux en ordre après les réunions.
• Prendre des dispositions de voyage ou d’hébergement pour le personnel et préparer les autorisations préalables, les demandes de remboursement et les remboursements des dépenses personnelles des employés.
• Préparer les demandes de remboursement des dépenses des employés, coordonner les approbations appropriées et les soumettre à la comptabilité pour traitement.
• Apporter son aide pour la compilation et le formatage du plan d’entreprise et pour le montage de reliures pour le budget annuel.
• Agir à titre d’agent de liaison entre le bureau d’Edmonton et les services administratifs (comptabilité, communications, ressources humaines, TI, archives, etc.) basés dans les autres bureaux de l’entreprise.
• Garder à jour la liste des clients dans Microsoft Outlook et apporter son aide pour les envois postaux.
• Coordonner le courrier entrant et sortant, l’expédition et la réception.
• Tenir à jour l’inventaire régulier des fournitures de bureau, des matériels promotionnels et des fournitures de cuisine; s’occuper de l’achat et du réapprovisionnement, au besoin.
• Commander des fournitures de bureau pour la SIC et des cartes professionnelles pour le personnel, au besoin.
• Coordonner l’entretien des équipements de bureau et des équipements électroniques, y compris le déchiquetage de la documentation des projets.
• Coordonner et effectuer les petits travaux d’entretien de l’espace du bureau pour lui donner une bonne apparence et une bonne fonctionnalité, ainsi que l’organisation des espaces de rangement.
• Fournir au bureau d’Edmonton un soutien informatique et coopérer avec le service des TI : surveiller les besoins en TI du personnel, aider le personnel à résoudre des problèmes, aider le service des TI lors de l’installation d’équipement au bureau d’Edmonton, etc.
• Aider à publier du contenu dans l’intranet de l’entreprise et le site SharePoint (agora, MediaValet).
• Avoir une bonne connaissance de travail des politiques et des lignes directrices, des procédures, de la gestion des dossiers et des systèmes informatiques de la SIC.   
• Projets spéciaux attribués par le directeur, Immobilier, et autres fonctions et responsabilités, au besoin.

En plus des principales fonctions indiquées ci-dessus, l’adjoint administratif d’Edmonton est également responsable des tâches suivantes : 
 

• Signaler tous les problèmes ou questions concernant l’immeuble au propriétaire et en faire un suivi afin qu’ils soient résolus rapidement.
• Agir en tant que responsable de la santé et de la sécurité d’Edmonton, notamment en mettant à jour les politiques et procédures du bureau, en assurant la liaison avec l’équipe de santé et de sécurité du siège social et en coordonnant et en entreprenant les formations et certifications requises, le cas échéant.
• Aider à compiler et formater des documents pour l’équipe de la haute direction et le conseil d’administration.
• Coordonner toute la logistique pour les événements sociaux de l’équipe, à la demande du directeur principal ou du directeur, au besoin. 
• Agir à titre de représentant du bureau dans les comités d’entreprise (bien-être, Centraide, diversité et inclusion), de temps à autre, selon l’intérêt et la disponibilité de l’équipe.
• Coordonner toute la logistique pour les événements sociaux de l’entreprise et de l’équipe, à la demande des Ressources humaines.

Qualifications et expérience

• Posséder au minimum un diplôme d’études secondaires et de préférence un diplôme d’études postsecondaires.
• Expérience d’au moins un à trois ans dans un poste d’administration de bureaux requise.
• Expérience en relation client et service à la clientèle requise.
• La maîtrise de l’utilisation d’autres plateformes de réunion virtuelle (c.-à-d. Zoom, Skype, Google Meet/Hangouts) serait considérée comme un atout.
• Une expérience dans l’administration de projets immobiliers ou d’aménagement de terrains serait considérée comme un atout.
• Une formation ou éducation financière serait un atout.
• Le bilinguisme (anglais et français) serait considérée comme un atout.

Pour faire part de votre intérêt pour le poste, veuillez faire parvenir votre curriculum vitæ en toute confidentialité à hr-rh@clc.ca  d’ici le vendredi 11 décembre 2020.  Nous remercions tous les candidats qui ont participé au processus de sélection. Nous ne communiquerons qu’avec les candidats retenus.

La Société immobilière du Canada CLC limitée est un employeur respectueux de l’équité en matière d’emploi, qui s’engage à avoir un processus de sélection et de recrutement inclusif et sans obstacle. La Société immobilière du Canada est fière d’offrir l’accommodement durant la période de recrutement, de sélection ou d’évaluation en conformité avec la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario et le Code des droits de la personne de l’Ontario. Si vous avez besoin d’accommodement, veuillez nous en informer le plus tôt possible et nous coopérerons avec vous pour répondre à vos besoins en matière d’accessibilité.

(L'utilisation du genre masculin a été adoptée afin de faciliter la lecture et n'a aucune intention discriminatoire)